MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS ETIKA KOMUNIKASI DALAM BISNIS

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Berbicara tentang etika komunikasi bisnis, maka kita tidak akan lepas dari bahasan tentang etika komunikasi dan etika bisnis dimana masing-masing bidang memiliki penjelasan tersendiri. Etika komunikasi dapat dikatakan sebagai serangkaian prinsip dasar atau aturan dalam melakukan komunikasi, yang mencakup seluruh komponen proses komunikasi. Sedangkan yang dimaksud dengan etika bisnis adalah cara-cara untuk melakukan kegiatan bisnis, yang mencakup seluruh aspek yang berkaitan dengan individu, perusahaan, industri, dan juga masyarakat. Sedangkan etika itu sendiri berasal dari bahasa latin, berarti filasafah moral dan merupakan cara hidup yang benar dilihat dari sudut budaya, susila dan agama

1.2  Rumusan Masalah.

1.      Etika komunikasi bisnis

2.      Etika komunikasi bisnis yang baik antara sesama manusia

3.      Contoh teknik komunikasi bisnis yang baik

4.      Faktor – faktor penyebab penyimpangan

5.      Etika Komunikasi Bisnis

6.       Contoh kasus dalam etika bisnis

6.      Ada 3 jenis masalah yang dihadapi dalam Etika

7.      Sasaran dan luang lingkup etika bisnis

8.      Prinsip umum etika bisnis

1.2    Tujuan masalah

Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah menjawab permasalahan yang sudah dirumuskan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Etika Komunikasi Bisnis

Etika komunikasi bisnis dapat dikatakan sebagai serangkaian prinsip dasar atau aturan dalam melakukan komunikasi, yang mencakup seluruh komponen proses komunikasi. Sebab itu komunikasi sering kali menjadi masalah karena tidak nyambung dalam penyampaian. Mungkin setiap kata sudah terpikirkan dan diucapkan dengan jelas, namun pasti ada saja yang menjadi hambatan. Komunikasi menjadi sebuah seni, membutuhkan rasa dan tingkat keilmuan yang tinggi. Dalam berkomunikasi tidak sembarang mengucap, mendengar dan yang menghasilkan bunyi, jika salah bicara maka orang yang kita ajak bicara bias sensitive dan bias menjadi masalah. Dalam berkomunikasi ada etikabseperti dalam bahasa inggris, yaitu 5W+1H yaitu sebagai berikut :

A.    Who (siapa)

Mengetahui siapa yang diajak bicara, seperti pandangan mata agar kita menghargai lawan bicara.

B.     What (apa)

Lawan bicara harus tau apa yang sedang dibicarakan, karena jika tidak mengetahui apa yang dibicarakan pasti membuat kita merasa jengkel.

C.     Where (dimana)

Berkomunikasi harus tahu tempat, jika saja berbicara pendapat tentang sesuatu yang tidak disukai, maka bias saja orang sekitar kita merasa tidak suka dengan pendapat kita.

D.    When (kapan)

Tidak mudah untuk mengetahui kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi.

E.     Why (mengapa)

Pertanyaan ini agar focus dengan tujuan pembicaraan

F.      How (bagaimana)

Cara kita berkomunikasi dengan penyampaian yang jelas. Jika kita salah penyampaian, jadi salah juga kita dalam beretika komunikasi.

2.2 Etika komunikasi bisnis yang baik antara sesama manusia

          Selain hal-hal komunikasi yang baik diatas adapun beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari yaitu sebagai berikut :

a.       Jujur tidak berbohong

b.      Bersikap dewasa tidak kekanak-kanakan

c.       Lapang dada dalam berkomunikasi

d.      Menggunakan panggilan / sebutan orang-orang baik

e.       Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien

f.       Tidak mudah emosi / emosional

g.      Berinisiatif sebagai pembuka dialog

h.      Berbahasa yang baik, ramah dan sopan

i.        Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan

j.        Bertingkahlaku yang baik.

2.3 Contoh teknik komunikasi bisnis yang baik

Contoh-contoh teknik komunikasi bisnis yang baik adalah :

·         Menggunakan kata dan kalimat yang baik menyesuaikan dengan lingkungan

·         Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh lawan bicara

·          Menatap lawan bicara dengan lembut

·          Memberikan ekspresi wajah yang ramah dan murah senyum

·         Gunakan gerakan tubuh / gesture yang sopan dan wajar

·          Bertingkah laku yang baik dan ramah terhadap lawan bicara

·           Memakai pakaian yang rapi, menutup aurat dan sesuai sikon

·           Tidak mudah terpancing emosi lawan bicara

·         Menerima segala perbedaan pendapat atau perselisihan yang terjadi

·            Mampu menempatkan diri dan menyesuaikan gaya komunikasi sesuai dengan karakteristik lawan bicara

·         Menggunakan volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara yang baik.

·         Menggunakan komunikasi non verbal yang baik sesuai budaya yang berlaku seperti berjabat tangan, merunduk, hormat, ces, cipika cipiki (cium pipi kanan – cium pipi kiri) dan lain sebagainya

2.4 Faktor – faktor penyebab penyimpangan

                    Etika komunikasi dalam berbisnis mencakup tatanan nilai moral dan standar – standar perilakuyang harus dihadapi oleh para pelaku bisnis sewaktu mereka membuat keputusan dan memecahkan masalah. Akan tetapi, menentukan apa yang etis atau pantas bukanlah hal yang selalu mudah dilakukan bagi perusahaan sebagai perilaku bisnis. Jika bersikap kurang etis dapat merusak reputasi perusahaan, oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk menjalankan kode etik secara wajar dan konsisten.

                    Kode etik adalah pernyataan tertulis mengenai standar perilaku dan prinsip – prinsip etik yang diharapkan perusahaan dari karyawan.

            Etika bisnis tidak terbatas hanya mengetengahkan kaidah – kaidah berbisnis yang baik (standar moral)dalam pengertian transaksi jual beli produk saja. Etika juga menyangkut kaidah yang terkait dengan hubungan manajemen dan karyawan. Yang paling nyata terlihat adalah terjadinya konflik atasan dan bawahan. Hal ini timbul antara lain akibat ketidakadilan dalam penilaian kinerja, manajemen karir, manajemen kompensasi, dan sistem pengawasan dan pengembangan SDM yang di diskriminatif.

            Semakin diskriminatif perlakuan manajemen terhadap karyawannya semakin jauh perusahaan menerapkan etika bisnis yang sebenarnya. Pada gilirannya akan mengganggu proses dan kinerja bisnis perusahaan. Namun dalam prakteknya pembatasan sesuatu keputusan manajemen itu etis atau tidak selalu menjadi konflik baru. Hal ini karena lemahnya pemahaman tentang apa itu yang disebut etika bisnis, masalah etika, dan lingkup serta pendekatan pemecahannya.

·         Wujud dari masalah etika bisnis dapat dicirikan oleh adanya faktor – faktor :

Ø  Berkaitan dengan hati nurani, standar moral, atau nilai terdalam dari manusia

Ø  Karena masalahnya rumit, maka cenderung akan timbul perbedaan persepsi tentang sesuatu yang buruk atau tidak buruk, membahagiakan atau menjengkelkan

Ø  Mengahadapi pilihan yang serba salah, contoh kandungan formalin dalam produk makanan, pilihannya kalau mau dapat untung maka biarkan saja tetapi harus siap dengan citra buruk atau menarik produk dari pasar namun bakal merugi

Ø  Kemajemukan factor – factor yang harus dipertimbangkan, misalnya apakah perusahaan perlu menggunakan teknologi padat modal namun dilakukan PHK atau padat karya tetapi proses produknya akan kurang efisien

·         Berdasarkan pengamatan kita sehari – hari terdapat beberapa faktor penyebab terjadinya penyimpangan dan pelanggaran dalam perdagangan sebagai berikut :

Ø  Pedagang karang mengenal psikologi membeli / konsumen, unit, usahanya kecil, bahkan mungkin harus membeli barang dagangannya dengan utang, biaya tinggi

Ø  Pedagang kurang mengenal atau kurang menaati tuntunan agamanya, sehingga tidak mampu bersaing dengan unit usaha yang lebih besar

Ø  Rendahnya pendidikan dan pengetahuan pedagang dan konsumen

Ø  Budaya dan perilaku kasar

Konsumen yang keberadaannya sangat terbatas, dengan strata yang sangat bervariasi menyebabkan para produsen (pedagang) dalam melakukan kegiatan pemasaran dan distribusi produk barang atau jasa dengan cara – cara yang seefektif mungkin agar dapat mencapai konsumen yang sangat majemuk tersebut

Ø  Rendahnya tingkat pengawasan dan tidak tegaknya aturan hokum yang salah satunya disebabkan oleh rendahnya tingkat pengawasan dari pihak yang berwenang

Ø  Persaingan pasar

Naiknya harga BBM dan belum piliknya krisis ekonomi telah berimbas kepada rendahnya daya beli masyarakat. Sehingga meningkatnya persaingan pasar. Para pedagang berebut pelanggan, kondisi itu menyebabkan pedagang berupaya menjangkau dan mencari pelanggan sebanyak muingkin, sehingga segala upaya pun telah ditempuh, termasuk cara – cara curang dan amoral sekalipun

2.5 Konsep Dasar Etika Komunikasi Bisnis

Konsep etika berasal dari bahasa yunani, yang dalam bentuk tunggal adalah ethos, dan dalam bentuk jamak ta etha. Ethos dapat di artikan sebagai kebiasaan, akhlak, moral, karakter, atau watak yang mengacu pada nilai-nilai atau perilaku kelompok atau individu. Sementara tha etha berarti adat istiadat, yaitu norma-norma yang di anut oleh kelompok, golongan atau masyarakat tertentu mengenai perbuatan baik dan buruk. Organisasi biasanya memiliki kode etik untuk mengatur dan menjaga hubungan antar anggotanya. Misalnya kode etik akuntan, dokter, pengacara, asosiasi dagang, dan lain-lain.

Etika komunikasi bisnis adalah serangkaian prinsip dasar atau aturan komunikasi yang dilakukan dalam berbisnis. Kesemuanya ini mencakup bagaimana kita menjalankan bisnis secara adil (fairness), sesuai dengan hokum yang berlaku (legal) tidak tergantung pada kedudukan individu ataupun perusahaan di masyarakat. Etika komunikasi bisnis tidak jauh berbeda dengan etika dalam berkomunikasi. Setiap perusahaan memiliki etika komunikasi bisnis masing – masing sehingga memiliki aturan dan poin etika yang berbeda. Namun tidak seperti etika bisnis, biasanya etika komunikasi bisnis tidak ditulis secara resmi oleh setiap perusahaan. Perusahaan hanya membuat etika bisnis sehingga implementasinya mempengaruhi cara komunikasi bisnis mereka.

2..6. 1. Contoh kasus hak pekerja dalam etika bisnis

1.      Lima pekerja di salah satu perusahaan transportasi di Pasuruan diberhentikan/ di-PHK karena bergabung dengan Serikat Pekerja. Perusahaan PO.X memiliki beberapa divisi, diantaranya adalah divisi bengkel dan divisi kru bis. Serikat Pekerja divisi bengkel telah berhasil menuntut hak mereka yaitu mengenai upah, upah yang diberikan sebelumnya Rp. 25.000/hari padahal Upah Minimum Kabupaten sebesar Rp. 40.000/hari dan biaya Jamsostek yang 100% dibebankan kepada pekerja. Sekarang divisi bengkel telah menikmati upah yang sesuai dengan UMK dan memiliki Jamsostek yang dibayarkan oleh perusahaan.

Mengikuti kesuksesan divisi bengkel dalam menuntut hak kerja

mereka, para pekerja di divisi kru bis pun mulai bergabung dengan Serikat Pekerja. Pekerja divisi kru bis banyak mengalami pelanggaran hak-hak pekerja, diantaranya adalah pembagian upah yang menganut sistem bagi hasil. Perhitungannya sistem bagi hasil tersebut adalah :

Supir : 14% dari pendapatan bersih per hari

Kondektur : 8% dari pendapatan bersih per hari

Kenek : 6% dari pendapatan bersih per hari

Apabila pekerja tidak masuk kerja akan dikenakan denda sebanyak Rp. 500.000/hari kecuali tidak masuk kerja karena sakit. Tunjangan Hari Raya pun tidak pernah diberikan kepada pekerja. Masalah lain adalah mengenai tidak diberikannya fasilitas jamsostek, sehingga apabila terjadi kecelakaan kerja (kecelakaan bus), pekerja harus menanggung sendiri biayanya.

Akan tetapi, perjuangan divisi kru bis lebih berat dibanding divisi bengkel karena perusahaan sudah semakin pintar dalam berkelit. Mereka tidak mempunyai Perjanjian Kerja Bersama (PKB), semua perintah dan peraturan dikemukakan secara lisan sehingga pekerja tidak memiliki bukti tertulis yang bisa dijadikan senjata untuk melawan perusahaan seperti halnya yang dilakukan pekerja di divisi bengkel sebelumnya.

Kasus tersebut telah dilaporkan ke Dinas Tenaga Kerja setempat, diputuskanlah bahwa kelima orang pekerja tersebut akan mendapat pesangon dan kasusnya akan dibawa ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). (Http://www.gajimu.com. Diakses dari Internet pada Hari Kamis, Tanggal 31 Oktober 2012, Pukul 01.15 WIB.)

2.      Contoh kasus iklan tidak etis

Berikut ini akan membahas tentang salah satu iklan yang dinilai tidak beretika. Dalam pembahasan kali ini mengenai kasus iklan Traditional Chinese Medication (TCM), sebut saja Klinik C. Pada iklan Klinik C ditampilkan pemberian diskon (30%) bagi pembelian obat serta ditampilkan pula beberapa kesaksian konsumen mereka yang sangat tendensius melebih-lebihkan kemampuan klinik tersebut serta bersifat sangat provokatif yang cenderung menjatuhkan kredibilitas pengobatan konvensional.

Menurut Badan Pengawas Periklanan (BPP) P3I pada bulan November 2011, telah menilai bahwa iklan tersebut berpotensi melanggar Etika Pariwara Indonesia, khususnya terkait dengan:  Bab III.A. No.2.10.3. (tentang Klinik, Poliklinik dan Rumah Sakit) yang berbunyi: “Klinik, poliklinik, atau rumah sakit tidak boleh mengiklankan promosi penjualan dalam bentuk apa pun” dan Bab III.A. No.1.17.2. (tentang Kesaksian Konsumen) yang berbunyi: “Kesaksian konsumen harus merupakan kejadian yang benar-benar dialami, tanpa maksud untuk melebih-lebihkannya”.

Untuk memastikan adanya pelanggaran tersebut, maka BPP P3I telah mengirimkan surat kepada Persatuan Rumah-Sakit Indonesia (PERSI) dan mendapatkan jawaban bahwa PERSI sependapat dengan BPP P3I sehingga pada bulan Maret 2012, BPP P3I telah mengirimkan surat himbauan kepada KPI untuk menghentikan penayangan iklan tersebut.

Pada tanggal 9 dan 10 Agustus 2012, Komisi Penyiaran Indonesia (KPI) juga melayangkan surat teguran kepada lima stasiun televisi, yaitu sebut saja “M” TV, “T” TV, “G” TV, “Ts” TV, dan “O” TV. KPI menegur mereka lantaran menampilkan iklan pelayanan kesehatan alternatif yang tidak etis, di antaranya iklan Klinik C. Menurut Komisioner KPI Nina Mutmainah Armando, iklan tersebut tidak etis karena menampilkan promosi dan testimoni yang berisi jaminan kesembuhan dari pasien.

Ketua Ikatan Naturopatis Indonesia (IKNI) Sujanto Mardjuki membenarkan bahwa iklan layanan kesehatan yang menjamin kesembuhan tidak etis. Menurut pemimpin organisasi yang menaungi berbagai insitusi pelayanan kesehatan tradisional ini, anggotanya tidak pernah melakukan publikasi macam itu. "Anggota kami sudah taat pada peraturan menteri kesehatan, seharusnnya klinik-klinik yang melanggar ketentuan itu tidak boleh dibiarkan," kata Martani, salah satu anggota IKNI.

2.7         Ada 3 jenis masalah yang dihadapi dalam etika bisnis

1.    Sistematik

Masalah-masalah sistematik dalam etika bisnis pertanyaan-pertanyaan etis yang muncul mengenai sistem ekonomi, politik, hukum, dan sistem sosial lainnya dimana bisnis beroperasi.

2.    Korporasi

Permasalahan korporasi dalam perusahaan bisnis adalah pertanyaan-pertanyaan yang dalam perusahaan-perusahaan tertentu. Permasalahan ini mencakup pertanyaan tentang moralitas aktivitas, kebijakan, praktik dan struktur organisasional perusahaan individual sebagai keseluruhan.

3.    Individu

Permasalahan individual dalam etika bisnis adalah pertanyaan yang muncul seputar individu tertentu dalam perusahaan. Masalah ini termasuk pertanyaan tentang moralitas keputusan, tindakan dan karakter individual

2.8 Sasaran dan luang lingkup etika bisnis

1.      Etika bisnis akan menjadi etika profesi yang akan memecahkan masalah, prinsip dan kondisi yang baik dimana perusahaan yang baik dan etis

2.      Menyadarkan massa terutama buruh dan yang lainnya bahwa mereka punya hak untuk memperjuangkan hak dan kepentingan mereka dari bisnis orang lain

3.      Etika bisnis juga membicarakan mengenai system ekonomi yang dapat di tentukan dengan mana bisnis yang etis dan tidak

2.8     Prinsip umum etika bisnis

1.    Prinsip otonomi : mengambil keputusan sesuai dengan isihati

2.    Prinsip kejujuran : erat kaitannya denga kepercayaan dan aset berharga

3.    Prinsip keadilan : pada dasarnya semua orang ingin dapatkan bersikap adil

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa etika komunikasi adalah serangkaian prinsip dasar atau aturan dalam melakukan komunikasi, yang mencakup seluruh komponen proses komunikasi. Sedangkan etika komunikasi antar sesama manusia lebih mengacu pada sifat atau pembawaan diri si komunikator dan komunikan. Dan contoh teknik komunikasi adalah suatu arahan yang bagi komunikator dan komunikan tentang bagaimana seharusnya komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik.

Etika komunikasi bisnis adalah serangkaian prinsip dasar atau aturan komunikasi yang dilakukan dalam berbisnis. Etika mencakup tatanan nilai moral dan standar – standar perilaku yang harus dihadapi oleh para pelaku bisnis sewaktu mereka membuat keputusan dan memecahkan masalah. Oleh karena itu sangat perlu sekali bagi kita mengetahui faktor – faktor penyebab etika bisnis tersebut. Disamping itu dapat pula kita mencari penyelesaian dari penyimpangan – penyimpangan yang disebabkan oleh faktor – faktor tersebut. Yang pada akhirnya etika komunikasi tersebut dapat pejalan sesuai dengan apa yang kita inginkan.

3.2 Saran

            Untuk melakukan komunikasi yang dalam dunia bisnis diperlukan norma – norma yang dapat membantu dalam melakukan komunikasi yang baik dalam dunia bisnis. Yang pada akhirnya akan sangat membantu terutama dalam pencintaan tempat bisnis yang baru.

DAFTAR PUSTAKA

http://husein12.blogspot.co.id/2014/01/etika-bisnis-contoh-contoh-kasus.html

http://www.slideshare.net/vitalfrans/makalah-komunikasi-bisnis 

http://bisnisi.com/10-contoh-etika-bisnis-yang-wajib-dimiliki-oleh-pebisnis/

PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

TUGAS SOFTSKILL

PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

Nama                : 1. Ema Dwi winarti

                           2. Euis Ika Diningsih

                           3. Hariyati

                           4. Noviana Indah L

Jurusan             : Manajemen

Kelas                 : 4EA45

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS GUNADARMA

JAKARTA

2017

A.    Penerapan Ilmu Komunikasi dalam Lingkup Bisnis

Komunikasi bisnis tidak hanya mencakup komunikasi dengan kontak diluar, tetapi juga komunikasi dengan para pekerja dalam sebuah perusahaan, jika itu terlaksana maka akan sangat membantu perusahaan anda terorganisir dengan baik. Komunikasi bisnis yang effektif mungkin direpresntasikan kepada seorang manajer bisa memotivasi para pegawai, memberikan rekomendasi dan masukan untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam bisnis.

Kemampuan berkomunikasi yang effektif mutlak harus dimiliki bagi seorang pebisnis. Seorang yang cerdas belum tentu cerdas dalam mengkomunikasikan pesan-pesannya kepada orang lain. Menciptakan dan mendatangkan ide itu hal yang umum, akan tetapi kemampuan untuk mengkonversikannya menjadi sebuah presentasi yang mudah dipahami, tidak semua orang bisa. Memiliki pengetahuan tentang komunikasi yang effektif baik secara verbal maupun tulisan adalah aset bagi seorang komunikator. Komunikasi yang bisa dipahami dan direspons dengan baik akan membawa bisnis seseorang menuju gerbang kesuksesan.

Contoh kasus dan cara penyelesaian dalam konteks krisis komunikasi :

Misalnya, terjadi krisis di sebuah perusahaan karena perusahaan tersebut tertimpa issue miring yang dapat meruntuhkan eksistensi perusahaan. Cara penyelesaian adalah dengan mencari inti permasalahan yang terjadi kemudian mencarikan solusi. Kemudian mempublikkasikannya kepada pihak intern bahwa permasalah perusahaan sudah selesai dan juga kepada pihak ekstren agar citra perusahaan tidak rusak dan dapat Berjaya lagi.

(Fera Tiara Syahida, artikel 2011).

Saluran komunikasi formal : Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Sedangkan saluran komunikasi informal adalah saluran komunikasi yang terjadi tanpa ada struktur yang jelas-jelas ada.

Umumnya, komunikasi formal terjadi di antara orang-orang yang terjalin hubungan formal (seperti dalam lembaga/organisasi) ataupun komunikasi antar atasan-atasan perusahaan. Sedangkan komunikasi informal seperti, komunikasi antar divisi, antar karyawan dimana situasi untuk berkomunikasi tidak terlalu tegang dan monoton seperti kepada atasan perusahaan.

Kelebihan komunikasi non-verbal. Non-verbal sendiri banyak ragamnya seperti, kedipan mata, gerakan kepala, warna, konteks ruang dan waktu, wewangian,diam dan lain-lain. Yang menjadi istimewa adalah, setiap kegiatan non verbal yang kita lakukan baik sadar mapun tidak, semua itu tidak dapat membohongi apa yang terjadi di diri kita. Walaupun di perkataan (verbal) kita dapat berkilah tapi bahasa tubuh tidak.

Contoh dari non-verbal dalam lingkungan bisnis / organisasi:

Seorang Manajer sedang mempresentasikan evaluasi progress perushaan dalam laporan periodiknya. Semua pegawainya memperhatikan penjelasan sang Manajer, tapi tak sedikit yang mengacuhkan, bahkan jika di telusuri di barisan belakang banyak pegawai yang menekur, menguap, dan memilih menyandarkan punggungnya seolah malas mendengarkan laporan periodic perusahaan. Menekur dan menguap menandakan para pegawai bosan akan penjelasan sang Manajer. Dengan menekur, pegawai seolah-seolah dapat melepaskan beban pendengarannya dari presentasi sang Manajer.

1.      Penerapan Komunikasi dan E-Commerce

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.. Media elektronik yang popular digunakan saat ini adalah internet. Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik serta perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik.

E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan, atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik. Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi yaitu:

Electronic Markets (EMs) yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu, sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.

Elektronic Data Interchange (EDI) adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”. Keuntungan menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, respon dan pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Internet Commerce adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti memberikan keuntungan, antara lain:

·         Untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet

·         Harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah§ biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat

·         Internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah§

·         Pembelian melalui internet selalu akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan.

B.     Tujuan dari komunikasi dalam bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.

Mari kita jelaskan secara mendetail dari tujuan komunikasi bisnis tersebut

a.       Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal yang dimiliki oleh perusahaan.

b.      Melakukan persuasi (persuading)

Tujuan kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution.

c.       Melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing. Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relative mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam, internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.

Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu untuk merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiensi akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.

Selain itu tujuan bisnis juga dapat digolongkan menjadi dua tujuan umum dan tujuan khusus :

·         Tujuan umum komunikasi bisnis yakni mendukung tujuan bisnis supaya lebih efektif dan efisien guna memperbaiki pengelolaan bisnis.

·         Tujuan khusus komunikasi bisnis yaitu menciptakan interaksi / hubungan antara perusahaan dengan konsumen, pemerintah, sesama dunia usaha serta dengan lingkungan agar tercipta hubungan baik yang dapat meningkatkan pertumbuhan bisnis.

C.     Umpan balik dan bentuk bentuknya

Umpan balik atau feed back adalah dua kata jadian / bentukan dalam bahasa Inggris yang terdiri dari kata feed (artinya: memberi makan) dan back (artinya: kembali). Arti harfiah kata ini adalah “memberi makan kembali”, tapi makna yang sebenarnya adalah “memberi masukan kembali”.

Komunikasi merupakan aspek yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi yang baik tentunya akan menciptakan hubungan yang harmonis antarsesama. Keberhasilan komunikasi ini bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah berdasarkan unrsur-unsur yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, dan umpan balik. Kelima unsur yang merupakan hasil kajian Harold Laswell ini saling berkaitan dan mempengaruhi. Di antara kelima unsur ini, umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi.

Dalam Ilmu Komunikasi dikenal beberapa jenis feedback. Tidak semuanya persis merupakan variasi dari prinsip di atas. Ada di antaranya yang merupakan analogi pada konteks komunikasi yang lain atau merupakan sifatnya. Jenis-jenis feedback tersebut adalah :

1.      Feedback Positif – Feedback Negatif

Feedback positif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memahami, membantu dan mau bekerja sama dengan komunikator untuk mencapai sasaran komunikasi tertentu, dan tidak menunjukkan perlawanan / pertentangan.

Contohnya : komunikan mengangguk-angguk, memperhatikan dengan serius, mencatat, responsif ketika ditanya.

Feedback negatif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memiliki sikap serta perilaku yang dapat berkisar dari mulai tidak setuju hingga tidak menyukai pesan, cara penyampaian, atau bahkan diri sang komunikator. Segalanya sesuatu yang merupakan lawan dari feedback positif adalah feedback negatif.

Contohnya : sikap acuh tak acuh, melakukan hal lain yang tidak ada hubungannya dengan yang sedang dibahas, mengobrol, mengganggu orang lain, nyeletuk, memotong pembicaraan / interupsi secara tidak sopan, atau keluar ruangan / walk- out tanpa izin dari komunikator, dan sebagainya.

2.      Feedback Netral – Feedback Zero

Feedback Netral adalah jenis feedback yang sulit untuk dinilai sebagai isyarat / gejala yang menunjukkan respon positif atau negatif. Dengan kata lain feedback netral adalah feedback yang tidak jelas wujudnya; apakah itu positif atau negatif.

Contohnya : perilaku diam ketika ditanya mengerti atau tidak

Feedback Zero adalah feedback yang sulit dimengerti oleh komunikator. Komunikator tidak tahu harus menafsirkan isyarat / gejala yang muncul dari komunikan.

Contohnya : ada yang tertawa ketika komunikator tidak sedang menyampaikan hal yang lucu, tiba-tiba ada yang menangis, dan sebagainya.

3.      Feedback Internal – Feedback Eksternal

Feedback Internal adalah yang menunjukkan sumber dari isyarat / gejala yang menjadi feedback. Bila itu muncul dari dalam diri komunikator, maka itu disebut feedback internal. Maksudnya, misalnya ketika komunikator telah mengatakan sesuatu, tapi kemudian ia ingat sesuatu dan meralat apa yang telah ia katakan, maka yang kita lihat itu dapat kita katakan sebagai hal yang terjadi karena ada feedback internal pada diri komunikator.

Feedback Eksternal adalah feedback yang munculnya berasal dari komunikan. Dalam hal ini komunikan dapat menunjukkannya dengan memberikan ekspresi wajah tertentu, gerak-gerik, perilaku atau bahkan suara-suara yang muncul ketika komunikasi tengah berlangsung.

4.      Feedback Verbal – Feedback Non-Verbal

Feedback Verbal menunjuk pada bentuk atau wujud dari apa yang disampaikan komunikan sebagai reaksinya pada suatu perilaku komunikasi tertentu yang sedang berlangsung. Contoh dari feedback verbal misalnya adalah interupsi (memotong pembicaraan), nyeletuk (menyampaikan komentar secara spontan ketika komunikator sedang menyampaikan pesannya), atau dapat pula berupa secarik kertas yang ditulisi yang mengatakan sesuatu kepada yang sedang berbicara agar ia segera berhenti karena waktu untuknya sudah habis. Harap diingat pengertian verbal di sini. Pesan komunikasi yang verbal adalah yang bentuknya merupakan wujud dari penggunaan bahasa. Artinya, bisa berupa lisan atau tulisan.

Feedback Non-Verbal adalah yang wujudnya bukan berupa lisan atau tulisan, seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, cara duduk, cara berdiri, cara menatap, bentuk senyuman, isyarat tangan, dan sebagainya.

5.      Feedback Langsung – Feedback Tidak Langsung

Beberapa ahli komunikasi tidak sepakat dengan adanya dua jenis feedback ini. Alasannya adalah, feedback seharusnya adalah sesuatu yang tampak / dapat diidentifikasi keberadaannya ketika sebuah proses komunikasi tengah berlangsung, bukan sesudahnya. Bila sesudahnya, maka itu berarti merupakan respon atau tanggapan. Mereka menyatakan ini karena pengertian feedback langsung (immediate feedback) adalah feedback yang ditunjukkan ketika komunikasi sedang berlangsung, dan feedback tidak langsung (delayed feedback) adalah feedback yang disampaikan ketika komunikasi telah selesai. Konteks dua jenis feedback ini adalah pada perbandingan antara komunikasi interpersona dan komunikasi massa. Pada komunikasi interpersona, jelas untuk sebagian besar feedbacknya akan bersifat langsung atau segera. Artinya, orang yang berbicara / komunikator akan dapat segera mengetahui bagaimana reaksi si komunikan ketika ia sedang menyampaikan pesan tertentu (karena situasinya tatap muka). Ini berbeda dengan komunikasi massa. Surat kabar, misanya. Para pembaca tidak dapat memberikan feedback yang segera. Feedback mereka dapat disampaikan melalui surat pembaca yang biasanya waktunya adalah cukup lama sejak apa yang ditanggapi terbit atau dibaca oleh komunikan, sehingga surat pembaca dapat dijadikan contoh sebagai feedback tidak langsung.

Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1.      Umpan balik hendaknya jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang

2.      Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3.      Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

4.      Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

5.      Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang.

6.      Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7.      Memperbolehkan Objectif  yang di Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

Manfaat penggunaan umpan balik :

1.      inginkan masukan/kritikan akan di peroleh nilai atau besaran yang tepat.

2.      Menyebabkan keadaan hubungan yang tidak tabil antara pengajar dan pelajar jika Pengajar tidak meletakan umpan balik pada kedudukan yang wajar.

Umpan balik Merupakan satu-satunya element yang dapat “menjudge” apakah komunikasi yang sedang Berlangsung berhasil atau gagal. Dengan mengetahui umpan balik yang di berikan komunikan, sebagai komunikator kita akan dapat langsung mengetahui apakah tujuan dan pesan kita tersampaikan atau tidak.Dalam hal ini, di sinilah terjadi validitas Umpan Balik, apakah tujuan atau masalah yang kita sampaikan di mengerti  oleh audients atau tidak.

Pengaruh umpan balik (feed back)

FeedBack yang dikenal dengan umpan balik itu merupakan peranan yang sangat penting untuk kemaslahatan kepribadian seseorang dalam menjalin suatu perubahan yang sangat berpengaruh terhadap orang-orang yang di sekitarnya terutama dalam lingkungan keluarga. Biasanya FeedBack ini terjadi antara beberapa pihak yang dimana menilai kepribadian seseorang baik mengenai kelebihan maupun kekurangan yang terdapat dalam diri seseorang baik yang disadari maupun tidak disadari.

Seseorang yang mendapatkan feedback dari sesamanya, mau tidak mau harus menerimanya karena itu merupakan suatu gambaran tentang dirinya sendiri sebagai pecutan untuk pengembangan diri menuju perubahan. Seseorang akan menjadi lebih baik jika ia mau merubah dirinya sendiri dan juga diikuti dengan kemauan yang keras dan ketekadan yang bulat serta niat yang ikhlas.

Tanpa ada kemauan, seseorang tidak akan berubah karena kuncinya terdapat dalam dirinya, artinya harus dipaksa oleh dirinya sendiri setelah mengetahui hal-hal yang perlu diperbaiki untuk kemaslahatan dirinya sendiri dari hasil feedback terutama dari orang-orang sekitarnya.

D.    Kesalahan Dalam Berkomunikasi

beberapa kesalahan umum dalam komunikasi tatap muka yang sering kita lakukan:

1.      Pesan yang disampaikan oleh si pengirim tidak didukung oleh intonasi suara serta bahasa tubuh yang tepat.

2.      Salah mengartikan pesan yang diterima disebabkan oleh persepsi pendengar yang salah.

3.      Bahasa yang digunakan tidak sesuai dengan tingkat pengertian si penerima pesan. Terlalu banyak jargon atau istilah-istilah yang asing bagi si penerima.

4.      Lingkungan fisik yang tidak mendukung seperti suara bising, cahaya, temperatur dan lain sebagainya.

5.      Terjadi perbedaan status antara si pengirim dan si penerima.

6.      Si penerima terlalu cepat mengambil kesimpulan atau keputusan sebelum mendengarkan pesan secara utuh.

7.      Baik si pengirim maupun si penerima pesan tidak memahami syarat dasar komunikasi yang efektif.

Kesalahpahaman dalam berkomunikasi

-          Masalah dalam mengembangkan pesan.

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan.

-          Masalah dalam menyampaikan pesan.

Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik.

-          Masalah dalam menerima pesan.

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

-          Masalah dalam menafsirkan pesan.

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.

Kesalahpahaman adalah sebuah kegagalan yang wajar dalam berkomunikasi.Namun kesalahpahaman dalam komunikasi dapat dihindari dengan cara :

a.       Pahami Komunikasi 101

Menatap langsung ke arah mata akan membuat lawan bicara memberi perhatian penuh terhadap apapun yang Anda katakan. Bila terdapat kendala jarak, lebih baik gunakan sambungan telepon daripada email atau sms.

b.      Pahami dan Rangkul Perbedaan

Perbedaan latar belakang satu individu dengan individu lainnya adalah mutlak. Terbukalah dengan itu, khususnya budaya dan bahasa. Jika perlu lakukan riset agar lebih mudah bagi Anda membaur ke dalamnya.

c.       Aktif Mendengarkan

Menjadi pendengar mungkin terdengar sepele namun tidak semua orang bisa melakukannya. Dari sini potensi kesalahpahaman bisa muncul terjadi. Bila tidak yakin akan dengan pesan yang disampaikan, tanyakan ulang pada lawan bicara. Tidak perlu takut, bertanya ulang jauh lebih baik dari salah dalam menangkap isi pembicaraan.

d.      Perbaiki Cara Bicara

Gunakan bahasa yang singat, padat dan jelas. Selain itu, gunakan bahasa yang sesuai dengan lawan bicara. Akan lebih baik mengatakan ‘aku kok kurang setuju ya sama pendapat kamu,’ dibanding ‘ah kamu ada- ada aja!’

e.       Hindari Konfrontasi

Jangan sampai kesalahan yang sebenarnya Anda sebabkan malah dterkesan disebabkan oleh orang lain. Ini akan membuka konfrontasi yang tidak mengenakkan suasana. Sebaiknya jelaskan kronologis agar semua pihak mengerti apa yang sebenarnya terjadi

f.       Tenang Menghadapi Konflik

Tetap tenang dan hindari penggunaan kalimat negatif ketika Anda terlibat dalam konflik. Ingat bahwa tidak semua pendapat harus dibalikkan. Dan jangan lupa untuk memperhatikan 5 poin sebelumnya untuk menghindari datangnya konflik karena kesalahpahaman.

E.     Memperbaiki komunikasi dalam organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

KEBERHASILAN KOMUNIKASI BISNIS

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1.      Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2.      Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

3.      Komunikasi berbasis internet

Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat dikomunikasikan lewat internet :

• Membangun Produk.

• Aktivitas opersional

• Pelayanan Jasa,

Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

• Berbagi data internal.

• Rekruitmen calon pegawai.

• Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.

• Menemukan informasi eksternal (pihak luar).

• Pembelian material dan peralatan.

• Promosi produk dan jasa.

• Fasilitas penunjang bagi pelanggan.

• Media kolaborasi dengan partner bisnis.

• Publikasi perkembangan bisnis.

Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :

• Menggunakan e-mail

• Diskusi melalui Milist (mailing list)

• Membuat suatu group/komunitas

• Melalui video konferensi

• Pesan singkat

• Telepon berbasis internet, dan

• Transfer data/dokumen

4.      Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

5.      Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

6.      Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

7.      Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :

1. Mampu membuat pesan dipahami.

2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.

3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :

1. Empati,

2. Pembicara yang sederajat,

3. Proyeksi atau menciptakan dampak.

Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :

• Mempercepat Penyelesaian Masalah.

• Memperkuat Pengambilan Keputusan.

• Meningkatkan Profesionalisme.

• Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.

• Meningkatkan Produktivitas.

• Memperkuat hubungan Bisnis.TUGAS SOFTSKILL

PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

Nama                : 1. Ema Dwi winarti

                           2. Euis Ika Diningsih

                           3. Hariyati

                           4. Noviana Indah L

Jurusan             : Manajemen

Kelas                 : 4EA45

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS GUNADARMA

JAKARTA

2017

A.    Penerapan Ilmu Komunikasi dalam Lingkup Bisnis

Komunikasi bisnis tidak hanya mencakup komunikasi dengan kontak diluar, tetapi juga komunikasi dengan para pekerja dalam sebuah perusahaan, jika itu terlaksana maka akan sangat membantu perusahaan anda terorganisir dengan baik. Komunikasi bisnis yang effektif mungkin direpresntasikan kepada seorang manajer bisa memotivasi para pegawai, memberikan rekomendasi dan masukan untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam bisnis.

Kemampuan berkomunikasi yang effektif mutlak harus dimiliki bagi seorang pebisnis. Seorang yang cerdas belum tentu cerdas dalam mengkomunikasikan pesan-pesannya kepada orang lain. Menciptakan dan mendatangkan ide itu hal yang umum, akan tetapi kemampuan untuk mengkonversikannya menjadi sebuah presentasi yang mudah dipahami, tidak semua orang bisa. Memiliki pengetahuan tentang komunikasi yang effektif baik secara verbal maupun tulisan adalah aset bagi seorang komunikator. Komunikasi yang bisa dipahami dan direspons dengan baik akan membawa bisnis seseorang menuju gerbang kesuksesan.

Contoh kasus dan cara penyelesaian dalam konteks krisis komunikasi :

Misalnya, terjadi krisis di sebuah perusahaan karena perusahaan tersebut tertimpa issue miring yang dapat meruntuhkan eksistensi perusahaan. Cara penyelesaian adalah dengan mencari inti permasalahan yang terjadi kemudian mencarikan solusi. Kemudian mempublikkasikannya kepada pihak intern bahwa permasalah perusahaan sudah selesai dan juga kepada pihak ekstren agar citra perusahaan tidak rusak dan dapat Berjaya lagi.

(Fera Tiara Syahida, artikel 2011).

Saluran komunikasi formal : Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Sedangkan saluran komunikasi informal adalah saluran komunikasi yang terjadi tanpa ada struktur yang jelas-jelas ada.

Umumnya, komunikasi formal terjadi di antara orang-orang yang terjalin hubungan formal (seperti dalam lembaga/organisasi) ataupun komunikasi antar atasan-atasan perusahaan. Sedangkan komunikasi informal seperti, komunikasi antar divisi, antar karyawan dimana situasi untuk berkomunikasi tidak terlalu tegang dan monoton seperti kepada atasan perusahaan.

Kelebihan komunikasi non-verbal. Non-verbal sendiri banyak ragamnya seperti, kedipan mata, gerakan kepala, warna, konteks ruang dan waktu, wewangian,diam dan lain-lain. Yang menjadi istimewa adalah, setiap kegiatan non verbal yang kita lakukan baik sadar mapun tidak, semua itu tidak dapat membohongi apa yang terjadi di diri kita. Walaupun di perkataan (verbal) kita dapat berkilah tapi bahasa tubuh tidak.

Contoh dari non-verbal dalam lingkungan bisnis / organisasi:

Seorang Manajer sedang mempresentasikan evaluasi progress perushaan dalam laporan periodiknya. Semua pegawainya memperhatikan penjelasan sang Manajer, tapi tak sedikit yang mengacuhkan, bahkan jika di telusuri di barisan belakang banyak pegawai yang menekur, menguap, dan memilih menyandarkan punggungnya seolah malas mendengarkan laporan periodic perusahaan. Menekur dan menguap menandakan para pegawai bosan akan penjelasan sang Manajer. Dengan menekur, pegawai seolah-seolah dapat melepaskan beban pendengarannya dari presentasi sang Manajer.

1.      Penerapan Komunikasi dan E-Commerce

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.. Media elektronik yang popular digunakan saat ini adalah internet. Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik serta perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik.

E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan, atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik. Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi yaitu:

Electronic Markets (EMs) yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu, sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.

Elektronic Data Interchange (EDI) adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”. Keuntungan menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, respon dan pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Internet Commerce adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti memberikan keuntungan, antara lain:

·         Untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet

·         Harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah§ biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat

·         Internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah§

·         Pembelian melalui internet selalu akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan.

B.     Tujuan dari komunikasi dalam bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.

Mari kita jelaskan secara mendetail dari tujuan komunikasi bisnis tersebut

a.       Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal yang dimiliki oleh perusahaan.

b.      Melakukan persuasi (persuading)

Tujuan kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution.

c.       Melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing. Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relative mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam, internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.

Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu untuk merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiensi akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.

Selain itu tujuan bisnis juga dapat digolongkan menjadi dua tujuan umum dan tujuan khusus :

·         Tujuan umum komunikasi bisnis yakni mendukung tujuan bisnis supaya lebih efektif dan efisien guna memperbaiki pengelolaan bisnis.

·         Tujuan khusus komunikasi bisnis yaitu menciptakan interaksi / hubungan antara perusahaan dengan konsumen, pemerintah, sesama dunia usaha serta dengan lingkungan agar tercipta hubungan baik yang dapat meningkatkan pertumbuhan bisnis.

C.     Umpan balik dan bentuk bentuknya

Umpan balik atau feed back adalah dua kata jadian / bentukan dalam bahasa Inggris yang terdiri dari kata feed (artinya: memberi makan) dan back (artinya: kembali). Arti harfiah kata ini adalah “memberi makan kembali”, tapi makna yang sebenarnya adalah “memberi masukan kembali”.

Komunikasi merupakan aspek yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi yang baik tentunya akan menciptakan hubungan yang harmonis antarsesama. Keberhasilan komunikasi ini bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah berdasarkan unrsur-unsur yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, dan umpan balik. Kelima unsur yang merupakan hasil kajian Harold Laswell ini saling berkaitan dan mempengaruhi. Di antara kelima unsur ini, umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi.

Dalam Ilmu Komunikasi dikenal beberapa jenis feedback. Tidak semuanya persis merupakan variasi dari prinsip di atas. Ada di antaranya yang merupakan analogi pada konteks komunikasi yang lain atau merupakan sifatnya. Jenis-jenis feedback tersebut adalah :

1.      Feedback Positif – Feedback Negatif

Feedback positif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memahami, membantu dan mau bekerja sama dengan komunikator untuk mencapai sasaran komunikasi tertentu, dan tidak menunjukkan perlawanan / pertentangan.

Contohnya : komunikan mengangguk-angguk, memperhatikan dengan serius, mencatat, responsif ketika ditanya.

Feedback negatif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memiliki sikap serta perilaku yang dapat berkisar dari mulai tidak setuju hingga tidak menyukai pesan, cara penyampaian, atau bahkan diri sang komunikator. Segalanya sesuatu yang merupakan lawan dari feedback positif adalah feedback negatif.

Contohnya : sikap acuh tak acuh, melakukan hal lain yang tidak ada hubungannya dengan yang sedang dibahas, mengobrol, mengganggu orang lain, nyeletuk, memotong pembicaraan / interupsi secara tidak sopan, atau keluar ruangan / walk- out tanpa izin dari komunikator, dan sebagainya.

2.      Feedback Netral – Feedback Zero

Feedback Netral adalah jenis feedback yang sulit untuk dinilai sebagai isyarat / gejala yang menunjukkan respon positif atau negatif. Dengan kata lain feedback netral adalah feedback yang tidak jelas wujudnya; apakah itu positif atau negatif.

Contohnya : perilaku diam ketika ditanya mengerti atau tidak

Feedback Zero adalah feedback yang sulit dimengerti oleh komunikator. Komunikator tidak tahu harus menafsirkan isyarat / gejala yang muncul dari komunikan.

Contohnya : ada yang tertawa ketika komunikator tidak sedang menyampaikan hal yang lucu, tiba-tiba ada yang menangis, dan sebagainya.

3.      Feedback Internal – Feedback Eksternal

Feedback Internal adalah yang menunjukkan sumber dari isyarat / gejala yang menjadi feedback. Bila itu muncul dari dalam diri komunikator, maka itu disebut feedback internal. Maksudnya, misalnya ketika komunikator telah mengatakan sesuatu, tapi kemudian ia ingat sesuatu dan meralat apa yang telah ia katakan, maka yang kita lihat itu dapat kita katakan sebagai hal yang terjadi karena ada feedback internal pada diri komunikator.

Feedback Eksternal adalah feedback yang munculnya berasal dari komunikan. Dalam hal ini komunikan dapat menunjukkannya dengan memberikan ekspresi wajah tertentu, gerak-gerik, perilaku atau bahkan suara-suara yang muncul ketika komunikasi tengah berlangsung.

4.      Feedback Verbal – Feedback Non-Verbal

Feedback Verbal menunjuk pada bentuk atau wujud dari apa yang disampaikan komunikan sebagai reaksinya pada suatu perilaku komunikasi tertentu yang sedang berlangsung. Contoh dari feedback verbal misalnya adalah interupsi (memotong pembicaraan), nyeletuk (menyampaikan komentar secara spontan ketika komunikator sedang menyampaikan pesannya), atau dapat pula berupa secarik kertas yang ditulisi yang mengatakan sesuatu kepada yang sedang berbicara agar ia segera berhenti karena waktu untuknya sudah habis. Harap diingat pengertian verbal di sini. Pesan komunikasi yang verbal adalah yang bentuknya merupakan wujud dari penggunaan bahasa. Artinya, bisa berupa lisan atau tulisan.

Feedback Non-Verbal adalah yang wujudnya bukan berupa lisan atau tulisan, seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, cara duduk, cara berdiri, cara menatap, bentuk senyuman, isyarat tangan, dan sebagainya.

5.      Feedback Langsung – Feedback Tidak Langsung

Beberapa ahli komunikasi tidak sepakat dengan adanya dua jenis feedback ini. Alasannya adalah, feedback seharusnya adalah sesuatu yang tampak / dapat diidentifikasi keberadaannya ketika sebuah proses komunikasi tengah berlangsung, bukan sesudahnya. Bila sesudahnya, maka itu berarti merupakan respon atau tanggapan. Mereka menyatakan ini karena pengertian feedback langsung (immediate feedback) adalah feedback yang ditunjukkan ketika komunikasi sedang berlangsung, dan feedback tidak langsung (delayed feedback) adalah feedback yang disampaikan ketika komunikasi telah selesai. Konteks dua jenis feedback ini adalah pada perbandingan antara komunikasi interpersona dan komunikasi massa. Pada komunikasi interpersona, jelas untuk sebagian besar feedbacknya akan bersifat langsung atau segera. Artinya, orang yang berbicara / komunikator akan dapat segera mengetahui bagaimana reaksi si komunikan ketika ia sedang menyampaikan pesan tertentu (karena situasinya tatap muka). Ini berbeda dengan komunikasi massa. Surat kabar, misanya. Para pembaca tidak dapat memberikan feedback yang segera. Feedback mereka dapat disampaikan melalui surat pembaca yang biasanya waktunya adalah cukup lama sejak apa yang ditanggapi terbit atau dibaca oleh komunikan, sehingga surat pembaca dapat dijadikan contoh sebagai feedback tidak langsung.

Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1.      Umpan balik hendaknya jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang

2.      Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3.      Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

4.      Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

5.      Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang.

6.      Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7.      Memperbolehkan Objectif  yang di Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

Manfaat penggunaan umpan balik :

1.      inginkan masukan/kritikan akan di peroleh nilai atau besaran yang tepat.

2.      Menyebabkan keadaan hubungan yang tidak tabil antara pengajar dan pelajar jika Pengajar tidak meletakan umpan balik pada kedudukan yang wajar.

Umpan balik Merupakan satu-satunya element yang dapat “menjudge” apakah komunikasi yang sedang Berlangsung berhasil atau gagal. Dengan mengetahui umpan balik yang di berikan komunikan, sebagai komunikator kita akan dapat langsung mengetahui apakah tujuan dan pesan kita tersampaikan atau tidak.Dalam hal ini, di sinilah terjadi validitas Umpan Balik, apakah tujuan atau masalah yang kita sampaikan di mengerti  oleh audients atau tidak.

Pengaruh umpan balik (feed back)

FeedBack yang dikenal dengan umpan balik itu merupakan peranan yang sangat penting untuk kemaslahatan kepribadian seseorang dalam menjalin suatu perubahan yang sangat berpengaruh terhadap orang-orang yang di sekitarnya terutama dalam lingkungan keluarga. Biasanya FeedBack ini terjadi antara beberapa pihak yang dimana menilai kepribadian seseorang baik mengenai kelebihan maupun kekurangan yang terdapat dalam diri seseorang baik yang disadari maupun tidak disadari.

Seseorang yang mendapatkan feedback dari sesamanya, mau tidak mau harus menerimanya karena itu merupakan suatu gambaran tentang dirinya sendiri sebagai pecutan untuk pengembangan diri menuju perubahan. Seseorang akan menjadi lebih baik jika ia mau merubah dirinya sendiri dan juga diikuti dengan kemauan yang keras dan ketekadan yang bulat serta niat yang ikhlas.

Tanpa ada kemauan, seseorang tidak akan berubah karena kuncinya terdapat dalam dirinya, artinya harus dipaksa oleh dirinya sendiri setelah mengetahui hal-hal yang perlu diperbaiki untuk kemaslahatan dirinya sendiri dari hasil feedback terutama dari orang-orang sekitarnya.

D.    Kesalahan Dalam Berkomunikasi

beberapa kesalahan umum dalam komunikasi tatap muka yang sering kita lakukan:

1.      Pesan yang disampaikan oleh si pengirim tidak didukung oleh intonasi suara serta bahasa tubuh yang tepat.

2.      Salah mengartikan pesan yang diterima disebabkan oleh persepsi pendengar yang salah.

3.      Bahasa yang digunakan tidak sesuai dengan tingkat pengertian si penerima pesan. Terlalu banyak jargon atau istilah-istilah yang asing bagi si penerima.

4.      Lingkungan fisik yang tidak mendukung seperti suara bising, cahaya, temperatur dan lain sebagainya.

5.      Terjadi perbedaan status antara si pengirim dan si penerima.

6.      Si penerima terlalu cepat mengambil kesimpulan atau keputusan sebelum mendengarkan pesan secara utuh.

7.      Baik si pengirim maupun si penerima pesan tidak memahami syarat dasar komunikasi yang efektif.

Kesalahpahaman dalam berkomunikasi

-          Masalah dalam mengembangkan pesan.

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan.

-          Masalah dalam menyampaikan pesan.

Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik.

-          Masalah dalam menerima pesan.

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

-          Masalah dalam menafsirkan pesan.

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.

Kesalahpahaman adalah sebuah kegagalan yang wajar dalam berkomunikasi.Namun kesalahpahaman dalam komunikasi dapat dihindari dengan cara :

a.       Pahami Komunikasi 101

Menatap langsung ke arah mata akan membuat lawan bicara memberi perhatian penuh terhadap apapun yang Anda katakan. Bila terdapat kendala jarak, lebih baik gunakan sambungan telepon daripada email atau sms.

b.      Pahami dan Rangkul Perbedaan

Perbedaan latar belakang satu individu dengan individu lainnya adalah mutlak. Terbukalah dengan itu, khususnya budaya dan bahasa. Jika perlu lakukan riset agar lebih mudah bagi Anda membaur ke dalamnya.

c.       Aktif Mendengarkan

Menjadi pendengar mungkin terdengar sepele namun tidak semua orang bisa melakukannya. Dari sini potensi kesalahpahaman bisa muncul terjadi. Bila tidak yakin akan dengan pesan yang disampaikan, tanyakan ulang pada lawan bicara. Tidak perlu takut, bertanya ulang jauh lebih baik dari salah dalam menangkap isi pembicaraan.

d.      Perbaiki Cara Bicara

Gunakan bahasa yang singat, padat dan jelas. Selain itu, gunakan bahasa yang sesuai dengan lawan bicara. Akan lebih baik mengatakan ‘aku kok kurang setuju ya sama pendapat kamu,’ dibanding ‘ah kamu ada- ada aja!’

e.       Hindari Konfrontasi

Jangan sampai kesalahan yang sebenarnya Anda sebabkan malah dterkesan disebabkan oleh orang lain. Ini akan membuka konfrontasi yang tidak mengenakkan suasana. Sebaiknya jelaskan kronologis agar semua pihak mengerti apa yang sebenarnya terjadi

f.       Tenang Menghadapi Konflik

Tetap tenang dan hindari penggunaan kalimat negatif ketika Anda terlibat dalam konflik. Ingat bahwa tidak semua pendapat harus dibalikkan. Dan jangan lupa untuk memperhatikan 5 poin sebelumnya untuk menghindari datangnya konflik karena kesalahpahaman.

E.     Memperbaiki komunikasi dalam organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

KEBERHASILAN KOMUNIKASI BISNIS

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1.      Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2.      Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

3.      Komunikasi berbasis internet

Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat dikomunikasikan lewat internet :

• Membangun Produk.

• Aktivitas opersional

• Pelayanan Jasa,

Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

• Berbagi data internal.

• Rekruitmen calon pegawai.

• Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.

• Menemukan informasi eksternal (pihak luar).

• Pembelian material dan peralatan.

• Promosi produk dan jasa.

• Fasilitas penunjang bagi pelanggan.

• Media kolaborasi dengan partner bisnis.

• Publikasi perkembangan bisnis.

Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :

• Menggunakan e-mail

• Diskusi melalui Milist (mailing list)

• Membuat suatu group/komunitas

• Melalui video konferensi

• Pesan singkat

• Telepon berbasis internet, dan

• Transfer data/dokumen

4.      Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

5.      Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

6.      Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

7.      Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :

1. Mampu membuat pesan dipahami.

2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.

3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :

1. Empati,

2. Pembicara yang sederajat,

3. Proyeksi atau menciptakan dampak.

Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :

• Mempercepat Penyelesaian Masalah.

• Memperkuat Pengambilan Keputusan.

• Meningkatkan Profesionalisme.

• Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.

• Meningkatkan Produktivitas.

• Memperkuat hubungan Bisnis.