Makalah Peranan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

TUGAS SOFTSKILL

Makalah Peranan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

A.    Latar Belakang Penyelenggaraan Komunikasi dengan Pasar

Latar belakang penyelenggaraan komunikasi dengan pasar bermula dari timbulnya situasi yang dinamakan “Economic of Relatife Plenty”, situasi dimana saat ini setiap pengusaha harus berusaha untuk dapat menutup jurang antara produsen dengan masyarakat selaku konsumen calon pembeli atau pemakai barang atau jasa yang dihasilkan oleh pengusaha tersebut. Sudah menjadi tugas serta tanggung jawab pengusaha untuk selalu dapat mempengaruhi besarnya permintaan akan barang hasil produksi perusahaannya, serta selalu berusaha untuk mencari pembeli dan pemakai barang yang dihasilkannya. Sebagai pengusaha yang baik, ia juga harus memberitakan juga penyempurnaan yang telah dicapainya, dimana barang yang dihasilkannya dapat diperoleh oleh konsumen dan sebagainya, dengan kata lain setiap pengusaha harus selalu memelihara konsumen dengan pasar.

Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar merupakan syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang ditujukan kepada para konsumen yang tidak dikenalnya juga berarti syarat mutlak bagi setiap pengusaha jika ingin perusahaan yang dikelolanya terus maju dan berkembang.

Dalam lingkunan bisnis, ada bermacam sarana komunikasi perdagangan yang dapat dipergunakan para pengusaha agar dapat berkomunikasi baik dengan masyarakat konsumen. Sarana-sarana tersebut antara lain; wujud pengiriman surat, pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan pribadi, dan lain-lain. Untuk komunikasi di daerah pemasaran yang sangat luas, pihak pengusaha perlu sarana komunikasi pemasaran khusus seperti periklanan karena periklanan yang dilakukan pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang terletak dalam bidang komunikasi massa.

B.     Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi

Konsep dasar dari komunikasi ialah hasil dari belajar manusia serta kegiatan manusia untuk saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Keinginan untuk berkomunikasi adalah naluri manusia yang ingin selalu hidup berkawan atau berkelompok serta bersosialisasi. Pada umumnya komunikasi dapat diartikan juga sebagai saling tukar menukar pendapat serta dapat diartikan juga sebagai kontak antara manusia baik secara individu maupun kelompok.

Berikut beberapa pengertian komunikasi lainnya ;

Edward Depari (Komunikasi dalam organisasi)

Komunikasi = proses penyampaian gagasan,harapan, pesan yang disampaikan melalui lambang tertentu yang mengandung arti yang dilakukan oleh penyampaian pesan ditujukan kepada penerima pesan.

1.       James A.F Stoner (Manajemen)

Komunikasi = proses seseorang berusaha memberikan pengertian dengan cara memindahkan pesan.

2.      John R. Schemerhorn (Managing Organizational Behavior)

Komunikasi adalah proses antar pribadi dalam mengirim dan menerima simbol-simbol yang berarti bagi kepentingan mereka.

3.      William F. Glueck (Manajemen)

Menurut beliau, komunikasi dapat dibagi menjadi dua yaitu Interpersonal Communications dan Organization Communications. Interpersonal Communications adalah proses pertukaran informasi serta pemindahan pengertian antara dua orang atau lebih dalam kelompok kecil manusia. Sedangkan Organization Communications adalah dimana pembicara secara sistematis memberikan informasi dan memindahkan pengertian kepada orang banyak dalam organisasi dan kepada pribadi-pribadi serta lembaga-lembaga di luar yang ada hubungannya.

Bapak Sunarja dan Djonoesih Sunarja dalam Seri Ilmu Komunikasi (Komunikasi Persuasi dan Retorika) memberikan gambaran lain mengenai definisi komunikasi yaitu;

1.      Charles H. Cooley

Komunikasi adalah mekanisme yang mengadakan hubungan antar manusia dan mengembangkan semua lambang dari pemikiran bersama dengan arti yang menyertainya dan melalui keleluasaan (Space) serta menyediakan tepat pada waktunya.

2.      Carl I. Hovland

Ilmu Komunikasi adalah suatu sistrm yang berusaha menyusun prinsip-prinsip dalam bentuk yang tepat mengenai hal memindahkan penerangan dan membentuk pendapat serta sikap-sikap. Beliau mengemukakan komunikasi adalah proses di mana seorang individu mengoperkan perangsang untuk mengubah tingkah laku individu-individu yang lain.

3.      William Albig

Komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang berarti individu- individu.

4.      Wilbur Schramm

Komunikasi ialah kita berusaha mengadakan persamaan dengan orang lain.

5.      Sir Geral Barry]

Berkomunikasi ialah berunding bahwa dengan berkomunikasi orang dapat memperoleh pengetahuan,informasi dan pengalaman karena itu maka orang saling mengerti percakapan, keyakinan, kepercayaan dan kontrol sangat diperlukan.

Kesimpulannya komunikasi ialah penyampaian informasi dan tanda pengertian dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi pun akan dapat berhasil apabila sekiranya timbul rasa saling pengertian yaitu jika kedua belah pihak dapat saling memahami. Pada dasarnya komunikasi ialah pemberian dan penerimaan informasi berupa pengetahuan dan pengertian dengan maksud mengubah partisipasi agar hal-hal yang diberitahukan itu menjadi milik bersama. Kegiatan ini merupakan suatu usaha untuk menimbulkan respon atau umpan balik dari orang lain sesuai dengan harapan dan orang yang memberi atau menyampaikan pesan dalam komunikasinya.

Oleh karena itu komunikasi merupakan dasar tindakan serta dasar kerjasama maka hanya adanya kesepakatan atas dasar tindakan serta kerjasama itulah kegiatan yang ada didalam setiap lingkungan dapat berlangsung secara  harmonis. Jadi dengan singkat dapat dikatakan bahwa arti penting dari komunikasi ialah sebagai sarana untuk menciptakan jalinan pengertian yang sama dan serasi serta menimbulkan dasar tindakan dan terbentuknya kerjasama. Atau dengan kata lain peranan komunikasi adalah sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian dan alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator).

Pada dasarnya konsep dasar komunikasi meliputi :

Proses Komunikasi

Proses komunikasi berjalan antara orang dengan orang atau dengan kelompok. Dalam komunikasi antar personal ini, akan menyebabkan terjadinya proses encoding dan decoding. Encoding artinya menjabarkan atau  menggantikan ide kedalam bentuk bahasa, sedangkan decoding adalah sebaliknya, yaitu menjabarkan dari bahasa kedalam bentuk ide. Suatu Komunikasi akan efektif bila pesan-pesan mempunyai arti atau makna yang sama anatara si penerima pesan dan si pemberi pesan.

Elemen-elemen komunikasi

Murphy menyatakan elemen komunikasi adalah :

·         Sender—write, speker, encoder ( pengirim, penulis, pembicara, pembuat pesan )

·         Message ( pesan )

·         Medium-letter, memo, report, speech, chart, etc ( media surat, memo, laporan, materi pembicaraan, peta dan sebagainya )

·         Receiver—reader, listener, perceiver, decoder ( penerima, pembicara , pendengar,pengamat )

·         Motivasi untuk komunikasi

·         Orang mencoba mencari informasi dan berkomunikasi karena didorong oleh motivasi untuk :

·         Mengurangi ketidakpastian

·         Memecahkan masalah

·         Meningkatkan keyakinan

·         Kontrol situasi

·         Balikan ( feedback )

C.     TUJUAN KOMUNIKASI

Tujuan dari setiap proses komunikasi ialah :

menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dan lambang yang disampaikan dengan maksud yang kita sampaikan dapat dimengerti oleh komunikan.

merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan rangsangan yang ia terima supaya gagasan tersebut dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasif bukan memaksakan kehendak

memahami orang lain, kita sebagai komunikator harus dapat mengerti benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan jangan mereka menginginkan kemampuannya

melakukan suatu tindakan selaras sebagaimana diharapkan dengan adanya penyampaian pesan tersebut yaitu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.Menggerakkan sesuatu itu dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan,  kegiatan yang dimaksud disini adalah kegiatan yang lebih banyak mendorong namun yang penting harus diingat adalah bagaimana cara yang baik untuk melakukannya.

Setiap kita bermaksud mengadakan komunikasi maka kita perlu meneliti apa yang menjadi tujuan kita. Tujuan tersebut adalah ;

Apakah kita ingin menjelaskan sesuatu kepada orang lain. Ini dimaksudkan apakah kita menginginkan supaya orang lain mengerti dan dapat memahami apa yang kita maksudkan.

Apakah kita ingin supaya orang lain dapat menerima dan mendukung gagasan kita. Dalam hal ini tentunya cara penyampaian akan berbeda dengan cara yang dilakukan diatas.

Apakah kita ingin supaya orang lain tersebut mengerjakan sesuatu atau supaya mereka mau bertindak

Untuk mencapai hasil komunikasi yang diharapkan dan untuk menghindarkan hal-hal yang mudah menghambatnya, maka perlu diketahui prinsip-prinsip komunikasi adalah

Prinsip ” Hilang dalam perjalanan ” ( Principle of line loss )

Prinsip ini mengatakan bahwa efektivitas suatu komunikasi condong berubah menurut jaraknya. Artinya makin banyak orang campur tangan dan makin jauh jarak komunikator dengan komunikan maka makin besar kemungkinannya bahwa maksud dan pesan komunikan itu diputarbalikkan, ditunda atau dihilangkan. Hal demikian disebabkan oleh sifat manusia pada umumnya yang subyektif, dimana masing-masing otak dan lidah orang yang meneruskan komunikasi cenderung merubah atau melemahkannya sehingga keluar dari makna pesan semula.

Prinsip ” Himbauan emosional ” ( Principle of Emotional Appeal )

Himbauan emosi (appeal to emotion) lebih cepat dikomunikasikan daripada   himbauan pada akal pikiran (appeal to reason). Maksudnya ialah bahwa agar komunikan mengerti makna pesan perlu dicari (gantungan emosi). Gagasan atau idea akan lebih didengar dan dimengerti orang kalau dihubungkan dengan  kepentingan pribadi komunikan.

Prinsip Aplikasi ( Principle of Aplication )

Makin banyak suatu cara komunikasi dipraktekkan, maka makin banyak dimengerti dandikenangkannya. Manusia bersifat lupa sehingga oleh karenanya agar pesan atau informasi terikat dalam ingatan orang ( selalu diingat ), perlu  diulang-ulang. Pengulangan ini dapat menimbulkan daya kenang pada komunikan dan mengurangi kemungkinan perubahan maknanya. Tentu saja harus dijaga jangan sampai membosankan. Didalam hidup manusia maka informasi  mempunyai peranan yang penting, 90 % kegiatan manusia dilakukan dengan berkomunikasi. Didalam komunikasi maka terjadilah sebenarnya proses penyesuaian diri manusia dengan situasinya, sebagaimana juga usaha untuk  menguasai keadaan, karena itulah maka manusia berkomunikasi.

Informasi adalah nama untuk kegiatan pengawasan terhadap apa yang ditukar menukar dengan dunia luar, sehingga kita dapat menyesuaikan diri terhadapnya dan berdasarkan informasi tersebut memang merasakan bahwa penyesuaian terjadi karenanya. Proses penyesuaian diri sebenarnya adalah penggunaan kegiatan komunikasi dalam arti menggunakan dan menerima informasi.

D.    KOMPONEN-KOMPONEN KOMUNIKASI

Bertitik tolak dari pada pengertian komunikasi maka kita dapat mengetahui bahwa variabel atau komponen komunikasi meliputi :

·         Komunikator / Communication yaitu subyek yang menerima pesan / informasi atau berita.

·         Komunikan / Communicate yaitu subyek yang menerima / dituju berita yang dikirimkan

·         Pesan / berita / warta ( message )

·         Respon / response yaitu tanggapan

·         Media / tool / technology yaitu alat yang dipergunakan untuk menyampaikan warta pesan.

·         Tingkat keberhasilan suatu komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor atau variabel tersebut diatas. Harapan kita adalah komunikasi yang kita lakukan merupakan komunikasi yang baik dan efisien.

Komunikasi yang baik pada umumnya mempunyai ciri :

·         pesan yang disampaikan jelas

·         penerimaan warta dalam situasi yang tepat / siap

·         cara yang digunakan efisien

·         Secara skematis dapat digambarkan sebagai berikut :

komunikasi bisnis

Contoh :

Kita menyampaikan suatu pesan kepada rekan sambil berjalan. Cara ini mudah atau murah akan tetapi belum efisien, sebab bisa-bisa terjadi tujuan daripada pesan kita ternyata belum dimengerti oleh teman kita itu. Komponen tersebut diatas adalah merupakan suatu kesatuan yang utuh di dalam proses komunikasi. Keberhasilan suatu komunikasi acapkali ditentukan sejauh mana ketiga komponen itu serasi dan selaras satu sama lain atau dengan rumusan lain berhasilnya suatu komunikasi yaitu apabila komunikasi bertindak sesuai dengan isi informasi, berita, pesan dari komunikator. Hal ini banyak tergantung pada:

Unsur manusia dengan pengaruh kompleksitas latar belakang sosial budaya.

Kebutuhan, minat, relevansi informasi, berita atau pesan bagi komunikan.

Ketetapan atau kesesuaian penggunaan media, alat, saluran dan metode atau cara penyampaian informasi, berita atau pesan dari komunikator.

Dengan demikian, ketiga komponen diatas perlu dipertimbangkan sebagai variabel-variabel yang akan banyak berpesan terhadap keberhasilan komunikasi. Secara lebih lengkap komponen-komponen itu sebagai suatu proses, yaitu :

·         siapa ( who )

·         mcngatakan apa ( says what )

·         dalam saluran mana ( in which channel ),

·         kepada siapa ( to whom ),

·         dengan pengaruh bagaimana ( which what effect ) ?

E.     KOMUNIKASI TATAP MUKA

Tujuan daripada komunikasi tatap muka antara lain :

·         mengerti akan pentingnya komunikasi tatap muka dalam memecahkan masalah

·         mengerti kapan komunikasi tatap muka lebih tepat digunakan dalam menyelesaikan masalah.

·         mengerti tentang komponen-komponen pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.

·         mempelajari teknik-teknik pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.

·         dapat mengembangkan keterampilan dalam meningkatkan komunikasi tatap muka.

Komunikasi tatap muka ini sangat penting dalam berkomunikasi di bisnis walaupun menulis memo pada pegawai mungkin lebih teliti dan efisien, hal ini tidak berarti banyak dalam rapat kebutuhan pegawai. Bagian ini akan dimulai dengan mendiskusikan keuntungan dan kerugian dari komunikasi tatap muka, akhirnya secara spesifik di dalam situasi komunikasi tatap muka akan sering mengeluarkan pendapat-pendapat. Komunikasi satu lawan satu memerlukan keterampilan termasuk penilaian penampilan,pengarahan, dan teguran.

Ada beberapa keuntungan atau alasan untuk menggunakan komunikasi tatap muka. Keuntungan tatap muka adalah untuk meningkatkan pemahaman terhadap arti yang tersimpan. Sering terjadi kesulitan berkomunikasi dengan merasakan dan menilai maupun menulis atau tertulis. Membaca diantara baris sering tidak tentu. Berkomunikasi dengan tatap muka akan mengajak anda untuk berkesempatan membaca isyarat, ekspresi wajah, gerak tangan, tekanan suara dan Iain-lain. Isyarat satu mampu menilai dalam membantu anda untuk memahami kemampuan dan kepentingan kebutuhan karyawan. Inovasi atau dorongan dan nilai-nilai, jika anda ingin mencari apakah diantara pegawai anda tertarik untuk meningkatkan kariernya, itulah kegunaan komunikasi tatap muka atau komunikasi langsung yang akan memberi anda arti atau informasi

Kerugian komunikasi tatap muka adalah memerlukan waktu yang lama. Diskusi para pegawai membutuhkan dua cara yaitu motivasi dan promosi dimana keduanya memerlukan waktu. Kadang-kadang kita berdiskusi merencanakan dalam menggunakan waktu yang singkat dan waktu yang lama, issue secara tidak sadar mungkin sering membawa kita emosi. Secara alamiah dan spontan komunikasi tatap muka sering menghasilkan kepentingan dan kesulitan yang mengakibatkan berlalunya waktu percuma. Hal ini menghendaki keahlian. Semua situasi komunikasi bisnis menghendaki keterampilan, tetapi komunikasi tatap muka menghendaki keterampilam khusus untuk sukses.

ika anda memberikan tindakan evaluasi, mengarahkan suatu interview untuk seleksi atau hanya mendengarkan masalah, anda harus mempertimbangkan beberapa komponen yang penting yaitu, keterbukaan, kepercayaan, pendorong dan tujuan kegiatan yang jelas. Karakteristik—karakteristik ini menggambarkan iklim komunikasi ideal face to face, dengan memahami setiap komponen ini dan kontribusinya kepada iklim komunikasi ideal.

Ketika anda menata tujuan kerja yang jelas untuk pegawai,tugas anda dalam manajemen akan menjadi lebih mudah. Dalam membangun tujuan kerja yang jelas,anda harus yakin bahwa tujuan anda mempunyai dua kualitas,yang pertama dapat diukur,anda harus dapat mengukur apakah pegawai itu telah sukses atau belum dalam memenuhi suatu tujuan. Kedua, tujuan anda harus dapat diamati. Anda dapat mengamati suatu tujuan, mungkin itu bukan bagian dari kontrak anda dengan pegawai anda. Ingat orientasi tujuan kerja anda dan fokuskan pada tugas yang kamu dapat amati. Hal ini dapat membuat evaluasi anda objektif dan menolong untuk mengurangi kebertahanan karena adanya interprestasi dari yang lainnya. Karakteristik dari komunikasi ideal, keterbukaan, kepercayaan, pendorong dan tujuan kerja yang jelas dapat menolong anda mengembangkan komunikasi tatap muka anda.

Cara terbaik untuk mempersiapkan interaksi atau tatap muka yang baik adalah dengan mengantisipasi baik buruknya kemungkinan reaksi dari karyawan. Berorientasi pada informasi akan sangat membantu anda dalam melakukan penilaian suatu penampilan pengertian informasi adalah kekuatan. Kemampuan anda membuat keputusan sendiri akan terlihat dengan seberapa baik anda berorientasi. Mendengarkanadalah salah satu dari keterampilan yang sangat penting untuk digunakan dalam situasi tatap muka. Melalui pendengaran efektif anda mendapat petunjuk dan informasi yang berhubungan dengan masalah-masalah.

Dikatakan komunikasi tatap muka karena ketika komunikasi berlangsung komunikator dan komunikan saling berhadapan sambil saling melihat. Dalam situasi komunikasi seperti ini komunikator dapat melihat dan mengkaji diri si komunikan secara langsung. Karena itu, komunikasi tatap muka sering kali disebut juga komunikasi langsung ( direct communication ). Komunikator dapat mengetahui efek komunikasinya pada saat itu juga. Tanggapan atau respons komunikan itu tersalurkan langsung kepada komunikan. Oleh sebab itu pula sering dikatakan bahwa dalam komunikasi tatap muka arus balik atau umpan balik (feedback) terjadi secara langsung. Arus balik atau umpan balik adalah tanggapan komunikan yang tersalurkan kepada komunikator. Dengan lain perkataan, komunikator mengetahui tanggapan komunikan terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Berdasarkan jumlah komunikan yang dihadapi komunikator, komunikasi tatap muka diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu komunikasi antar personal dan komunikasi kelompok.

Komunikasi antar personal

Komunikasi antar personal ( interpersonal communication ) adalah komunikasi antara komunikator dengan seorang komunikan. Komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam hal upaya mengubah sikap, pendapat atau  perilaku seseorang, karena sifatnya dialogis, berupa percakapan. Arus baliknya  bersifat langsung. Komunikator mengetahui pasti apakah komunikasinya itu positif atau negatif, berhasil atau tidak. Jika tidak, ia dapat menyakinkan komunikan ketika itu juga karena ia dapat memberi kesempatan kepada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya. Pentingnya situasi komunikasi antar personal seperti itu bagi komunikator ialah karena ia dapat mengetahui diri komunikan selengkap-lengkapnya. Ia dapat mengetahui namanya, pekerjaannya, pendidikannya, pengalamannya dan sebagainya. Yang penting artinya untuk mengubah sikap, pendapat atau perilakunya. Dengan demikian komunikator dapat mengarahkan ke suatu tujuan sebagaimana la inginkan.

Komunikasi kelompok

Komunikasi kelompok adalah komunikasi dengan sejumlah komunikasi. Karena jumlah komunikan itu menimbulkan konsekuensi, jenis ini diklasifikasikan menjadi komunikasi kelompok kecil dan komunikasi kelompok besar. Dasar pengklasifikasiannya bukan jumlah yang dihitung secara matematis, melainkan kesempatan komunikan dalam menyampaikan tanggapannya.

Komunikasi kelompok kecil

Suatu Situasi komunikasi dinilai sebagai komunikasi kelompok kecil, apabila situasi komunikasi seperti itu dapat diubah menjadi komunikasi antar personal dengan setiap komunikan. Dengan kata lain, antara komunikator dengan setiap komunikan dapat terjadi dialog atau sekedar tanya jawab.

Komunikasi kelompok besar

Suatu situasi komunikasi dinilai sebagai komunikasi kelompok besar jika antara komunikator dan komunikan sukar terjadi komunikasi antar personal. Pada situasi   komunikasi seperti ini para komunikan menerima pesan yang disampaikan komunikator lebih bersifat emosional. Lebih-lebih jika komunikan hiterogen, beragam dalam usia, pekerjaan, tingkat pendidikan, pengalaman dan agama.

Demikian beberapa hal mengenai komunikasi tatap muka dan sifatnya yang dua arah serta timbal balik dan menimbulkan arus balik seketika. Komunikasi jenis ini sangat ampuh untuk mengubah sikap, pendapat dan perilaku komunikasi karena dengan mengetahui reaksi komunikan pada saat komunikasi sedang dilancarkan, komunikator dapat mengatur komunikasi sehingga berhasil sebagaimana diharapkan.

F.      KESIMPULAN

Peranan komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorang pun dalam keseharian tugasnya tanpa berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional. Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat). Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan.